Le module Data Cleaning de Odoo 14

Pour ce premier focus sur la V14 d'Odoo, nous avons retenu le nouveau module transverse à Odoo : Data Clearing.

Qui n'a jamais créé de doublons faute d'avoir trouvé la donnée recherchée ? Un oubli ou un mauvais positionnement d'espaces, des traits d'unions sur le nom d'un client, une adresse, un article, une formation, ...

Ce serait plus simple si tout le monde respectait les mêmes règles de mises en forme, mais même en étant rigoureux il y a toujours des écarts de présentation. Le module Data Cleaning va le gérer pour vous de manière transparente

Et ce n'est qu'un exemple des fonctions proposées par ce module.

Ce nouveau module de la V14 d'Odoo Entreprise propose un ensemble d'outils qui remplace des actions manuelles ou la mise en place d'actions automatisées spécifiques qui nécessitent une expertise Odoo. Ce module à trois ambitions :

Faciliter les recherches. Harmoniser et corriger les erreurs de saisie quotidienne par des règles de correction qui vont s'appliquer automatiquement.

Assurer la qualité de vos données. Supprimer automatiquement les doublons par des règles de rapprochement.

Piloter la durée de stockage des données. Définir des règles d'archivage automatiques et aider dans l'application de vos normes RGPD.

Il s'agit ici de fournir un véritable outil pour celui qui doit se porter garant des données de l'entreprise, et un outil à la portée de tout utilisateur. Il n'est pas nécessaire de disposer de compétences informatiques.

Nettoyer les données

Par "nettoyer", il faut entendre vérifier la saisie de la donnée et la corriger par une mise en forme automatique et transparente pour l'utilisateur.

Ainsi, on va pouvoir pour un objet (ici les contacts), définir les règles à appliquer sur chaque champ : éliminer les blancs, éliminer les caractères parasites issus d'un copier/coller, mettre en forme avec la première lettre en majuscule et le reste en minuscule, appliquer un format téléphonique, ...

La méthode est soit automatique, soit manuelle. Dans ce dernier cas, Odoo détecte les problèmes et demande une confirmation avant application des corrections proposées.

Détecter et supprimer les doublons

Data Cleaning permet de définir des règles de rapprochement de vos données pour identifier les doublons. Vous pouvez définir vos propres critères de rapprochement et demander à Odoo de scruter vos données afin de détecter d'éventuels doublons. Son déclenchement est soit automatique, soit manuel.

Pour chaque rapprochement, Odoo propose un score de probabilité de doublon et le rapprochement qui semble le plus pertinent ou complet. A vous de confirmer ce choix et de fusionner, ou de l'abandonner. Vous pouvez aussi demander à Odoo de fusionner systématiquement si le degré de rapprochement calculé dépasse un seuil que vous lui indiquez.

Automatiser l'archivage de vos données

Archiver les données qui ne sont plus pertinentes rend vos recherches plus efficaces et fournit une information plus fiable. Data Cleaning propose d'archiver ou de supprimer les données. L'archivage vous permet de conserver la donnée à votre portée en cas de besoin de consultation, tout en ne l'ayant plus au quotidien sur vos écrans.

Pour une même donnée, plusieurs règles peuvent être appliquées en fonction des critères de sélection définis. De plus, en cas de multi-sociétés, toutes ces règles peuvent s'appliquer localement ou à l'ensemble des sociétés configurées.

Bien-sûr, dans le cadre du RGPD, Data Cleaning va permettre de garantir le respect des règles de conservation des données, définies pour votre entreprise et, aussi vous permettre de les faire évoluer.